Portale R.E.T.E.
Lo sportello virtuale 24 ore su 24
Il documento che segue illustra sinteticamente le funzioni principali del portale R.E.T.E. (“Sportello Online”).
Il portale ha il compito di interfacciare i sistemi gestionali dell’azienda con i propri clienti ed operatori, creando uno sportello virtuale fruibile 24 ore su 24 da qualunque PC collegato ad Internet.
Il Portale puo’ essere strutturato e realizzato per i servizi Gas Metano, Energia Elettrica ed Acqua.
Funzioni principali
L’area istituzionale è opzionale in quanto il Portale R.E.T.E. puo’ essere inserito all’interno del sito istituzionale dell’azienda, nel caso questo sia già presente. Ci sarà eventualmente un lavoro di sistemazione grafica con i colori e loghi della vostra azienda.
La sezione è utile all’amministratore di sistema. L’amministratore puo’ essere interno od esterno all’azienda (outsourcing)
Durante il primo accesso il cliente utilizza il proprio PIN (comunicato attraverso la bolletta) per registrarsi, in un pagina apposita, attraverso l’inserimento di una username ed una password che utilizzerà per i successivi login.
L’autolettura permetterà al cliente di comunicare il proprio consumo all’Azienda in modo da ottenere una bolletta su consumi reali. Il valore inserito dall'utente dovrà necessariamente essere maggiore del precedente e la data della lettura successiva maggiore della data precedente. I valori inseriti dal cliente vengono controllati dal Portale R.E.T.E. attraverso funzioni di verifica come ad esempio nel caso in cui la lettura inserita sia inferiore alla lettura precedente.
Informazioni
Il cliente, utilizzando questa funzione, puo’ richiedere le informazioni che gli servono lasciando il nominativo ed i recapiti su cui essere rintracciato (telefono, e-mail, posta).
Dopo aver selezionato l’utenza, è possibile consultare e modificare i dati anagrafici del cliente associato come ad esempio l’indirizzo di residenza, il codice fiscale, etc.
Dopo aver selezionato la fornitura, il cliente puo’ visualizzare i dati dettagliati del suo contratto come ad esempio: matricola contatore, tipo tariffa, consumo presunto annuo, indirizzo di fornitura e recapito, modalità di pagamento, etc.
Tramite questa funzione il potenziale cliente ha la possibilità di richiedere la fornitura del servizio nelle varie casistiche (contatore già installato, contatore non installato, non allacciato, voltura o subentro etc.)
Il cliente può cambiare l’indirizzo di spedizione della corrispondenza.
Domiciliazione bancaria (RID)
Utilizzando questa funzione il cliente può richiedere o revocare l’addebito tramite R.I.D. La maschera richiede l’inserimento delle coordinate bancarie (IBAN) e di altri dati relativi al conto corrente (cognome e nome del correntista, banca, filiale, indirizzo filiale).
Tramite questa funzione è possibile abilitare o disabilitare l’invio delle fatture tramite e-mail. Il servizio prevede l’invio notturno dei messaggi per tutti i clienti che hanno aderito al servizio. La fattura inviata tramite e-mail (fattura elettronica) puo’ sostituire il formato cartaceo, evitando all’azienda i relativi costi di stampa e recapito.
Utilizzando questa funzione il cliente può richiedere il cambio ‘tipo utilizzo’ per agevolazione imposte. La maschera richiede l’inserimento della lettura contatore, della data e del motivo per cui si richiede l’agevolazione fiscale.
Utilizzando questa funzione si puo’ richiedere la cessazione di una utenza. Vengono richiesti l’indirizzo di recapito dell’ultima bolletta, la data di cessazione e l’eventuale nominativo di un cliente subentrante.
L’utente deve selezionare dall’elenco delle fatture quella che vuole rettificare, inserendo in un'apposita maschera le motivazioni delle rettifica. L’operatore di back-office provvederà eventualmente a correggere la fattura ed a ricontattare il cliente.
Selezionando una fornitura è possibile consultare i pagamenti relativi, con il dettaglio del numero fattura, della data emissione e scadenza fattura, dell’importo, del periodo di consumo e dello sportello di incasso. E’ inoltre possibile attivare la modalità di pagamento on-line con Carta di Credito.
Consultazione e ristampa fatture
Dopo aver selezionato la fornitura vengono elencate le fatture, è cosi possibile visualizzare, stampare o salvare la fattura in formato PDF.
Questa funzione richiede il motivo del reclamo e le generalità per essere poi ricontattato da un operatore Azienda.
Dopo aver selezionato l’utenza, vengono proposti una tabella riassuntiva ed un grafico contenente i consumi relativi, con i dati dettagliati riferiti alla Lettura e Data di Lettura, al Tipo Lettura, al consumo ed alla relativa matricola contatore.
Tramite questa funzione, si possono consultare le tariffe dei vari servizi relative ad uno specifico comune. Questa sezione è resa obbligatoria dalle varie delibere emesse dall’Autorità per l’Energia Elettrica ed il Gas.
Il CRM renderà possibile l’archiviazione, la ricerca ed il planning di tutte le attività richieste dai clienti. E’ quindi possibile fare delle ricerche e delle statistiche dei contatti avuti, per data, operatore, tipo attività etc.
La funzione prevede il caricamento dei contratti in formato PDF associando i dati e permettendo quindi la ricerca e la catalogazione.
Interfacciamento con i sistemi di billing & metering
Il portale R.E.T.E. si interfaccia senza problemi con qualsiasi sistema di Billing & Metering attraverso file contenenti i dati principali delle utenze. Il portale R.E.T.E. puo’ prevedere uno scambio dati bidirezionale (riceve ed invia dati al Billing & Metering) oppure monodirezionale (riceve solo dati dal Billing & Metering). La soluzione piu’ semplice è quella monodirezionale, in questo caso il Portale R.E.T.E. importa i dati e li rende disponibili alle richieste dei clienti. E’ importante sottolineare che il Portale R.E.T.E. ha un suo data base, indipendente dal data base del Billing, che sarà aggiornato secondo la cadenza stabilita (solitamente giornaliera).
Database distinti per "Tipo Servizio"
Per ogni servizio (gas, acqua od energia elettrica) puo’ essere strutturato un Data Base apposito con i dati specifici del servizio ed i relativi dati dei clienti. I cliente potranno selezionare quale servizio interrogare, in sezioni specifiche del Portale R.E.T.E.
Accertamento e consultazione delle richieste
Il grande vantaggio di uno strumento come il Portale R.E.T.E., consiste nella sua pubblicazione su Internet. Questo permette agli operatori abilitati dell’azienda oppure esterni, di accedere alle informazioni 24 ore su 24 da qualunque località tramite un PC collegato alla rete Internet.
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